Videokommunikáció (vállalati) határok nélkül

Videokommunikáció. A legtöbb embernek erről a szóról valami nehézkesen használható, méregdrága, kicsit esetlen, leginkább egy televízió képében megjelenő eszköz jut eszébe. Valamivel jobb a helyzet, ha az első asszociációnk egy a számítógépünkön megjelenő ablakhoz vezet, amely valamely ingyenes szolgáltatásnak köszönhetően néha jól, többször rossz minőségben közvetíti felénk egy távoli helyszínen helyet foglaló beszélgetőtársunk képét. Ma még kevesen vannak olyanok, – legalábbis hazánkban –, akiknek a videokommunikációról egy olyan lehetőség jut eszébe, amely az üzleti kommunikációt hatékonyabbá és egyszerűbbé teszi, amelyre standard üzleti folyamatokat építhetünk, amely a partnerek közötti, illetve a vállalaton belüli kapcsolattartást szorosabbra fűzi, végső soron pedig az üzleti eredményeinkre is pozitív hatással van.

De milyen helyzetekben érdemes ma videokommunikációs megoldás bevezetésén gondolkodnia? Az egyszerű és rövid válasz az, hogy „mindenkinek”, de ennél azért fogalmazzunk egy kicsit árnyaltabban:

–          Többtelephelyes vállalatok esetében. Ez a legkézenfekvőbb, bár talán egy kicsit sztereotip válasz. Magától értetődő előny az, hogy ha kevesebbet kell utazni, akkor azzal kemény költségek (üzemanyag, szállás stb.) takaríthatók meg, ám a kép ennél jóval összetettebb. Ha fizikailag el kell jutnunk egyik helyről a másikra, akkor az ezzel töltött munkaidő gyakorlatilag kiesik. Hosszú távon ez akkor is igaz, ha azzal nyugtatjuk magunkat, hogy mi magunk vagy beosztottjaink az utazás egy részét vagy egészét munkaidőn kívül tesszük meg, hiszen ezt az időt jobb esetben a pihenéstől, rosszabb esetben a családunktól vonjuk el, és ezt nem tehetjük „büntetlenül”. Előbb vagy utóbb vagy az egészségünk, vagy a családi életünk mindenképp megsínyli ezt az életformát. Vagyis amikor a videokonferencia megoldással megtakarítható „költségeket” elemezzük, akkor ezt a szempontot is érdemes figyelembe venni.

–          Ha gyorsabb döntéshozatal szükséges. Egy vállalat vezetésének minőségét – többek között – azon mérik, hogy milyen gyorsan tud jó döntéseket hozni. Megalapozott döntéseket alapvetően a helyzetre vonatkozó minél több információ birtokában lehet hozni. Ezekkel az információkkal az az alapvető probléma, hogy nagy részük munkatársaink fejében van, amelyhez persze hozzá lehet jutni, de ez személyes egyeztetések szervezésével rendkívül időigényes feladat. Ezekből a beszélgetésekből lesznek a végeláthatatlan „mítingek”, ahol az idő nagyon kis százalékában foglalkozunk valóban a tárggyal, és általában persze valami fontosat el is felejtünk. Ha ezek helyett kisebb létszámú videokonferenciákat tartunk, akkor egyrészt sokkal hatékonyabbak leszünk (ez komoly kutatások által igazolt tény!), másrészt ha elfelejtünk valamit, akár a beszélgetés befejezése után félórával is lehet egy újabbat tartani.

–          Ha VIP-ügyfeleinknek több figyelmet szentelnénk. A mai világban a vállalatok legnagyobb értéke az ügyfélkörükben van. Azon kell dolgoznia minden piaci résztvevőnek, hogy legfontosabb ügyfeleinek egyre jobb – lehetőleg a konkurrenciáénál sokkal jobb – kiszolgálást adjon. Ehhez a kiszolgáláshoz hozzátartoznak a felsővezetői szintű találkozók, amelyekre – lévén mindkét fél menedzserei rendkívül elfoglaltak – évente egy-két alkalomnál több esetben nem kerül sor. Lenne igény, akár hetente egy rövid eszmecserére? Lenne! Van rá gyakorlati lehetőség? Nincs, hacsak nem gondolkodunk kreatívabban, és nem használjuk fel például a videokommunikációt erre a célra. A nyílt videohálózatok segítségével – ilyen például a Videogate (lásd később) – a vállalatok közötti videokonferencia is biztonságosan megvalósítható.

–          Ha gyorsan vagy távoli helyen van szükség szakértői véleményre. Kiterjedt személyes ügyfélszolgálattal rendelkező vállalatok esetében sokszor felmerül az a dilemma, hogy szeretnék a lehető legteljesebb kiszolgálást nyújtani az ügyfeleiknek a legtávolabbi irodában, fiókban is, de ezeken a telephelyeken a szakértői szintű munkatársak rendelkezésre állása nagyon költséges, sok esetben pedig lehetetlen. A videokommunikáció lehetőséget nyújt arra, hogy egy, a központban helyet foglaló szakértői csoport bármely iroda és ügyfél rendelkezésére álljon, velük akár személyes egyeztetésre is lehetőség nyíljon.

–          Távoktatási helyzetekben. Némely iparágban (pl. bankok, biztosítók, telekommunikáció) kifejezett üzleti előnyt jelent, ha gyorsan lehet egy terméket bevezetni, illetve, ha az új termékkel kapcsolatos információkat gyorsan és hatékonyan lehet a kereskedelmi képviselőkhöz, ügyintézőkhöz eljuttatni. Milyen hagyományos módszereink vannak erre a célra? Az egyik véglet az, hogy mindig személyes (tantermi) oktatásokat tartunk. Ez a tananyag átadása szempontjából a lehető legjobb, de semmiképpen sem költséghatékony, hiszen az érintetteknek nemcsak az oktatás ideje esik ki a munkaidőből, hanem a már említett utazás idő is, helyettesítésről kell gondoskodni, és így tovább. A másik jellemző módszer az írott tananyag e-mailen való eljuttatása a munkatársaknak, jobb esetben valamely e-learning rendszer segítségével. Ebben az esetben a megszerzett tudás minősége lesz problémás. Ha az oktatáshoz videokonferencia megoldást használunk, akkor az előző problémák kiküszöbölhetőek, és felesleges időveszteség nélkül tudunk hatékony, személyes oktatásokat tartani.

 

Amikor a Videogate szolgáltatás kifejlesztését elindítottuk, nem kevesebbet tűztünk ki célul, mint hogy a magyar vállalatoknak olyan lehetőséget biztosítsunk, amellyel ezen a téren is felzárkózhatnak Európához. Ha a videokommunikáció lehetőségét bármely üzleti partnerünk számára elérhetővé tesszük, akkor egy új, a modern kollaboráció lehetőségeit jobban kihasználó környezetet tudnak kialakítani.

–       A Videogate szolgáltatás legfontosabb funkciója az, hogy a videkommunikációs rendszereket, hálózatokat kinyitja a nagyvilág felé, olyan egyszerűen és magától értetődően indíthatunk és fogadhatunk videohívásokat, mintha telefonálnánk.

–       A videokonferenciás üzleti terveket sokszor teszi elfogadhatatlanná az, hogy a többrésztvevős konferenciák megvalósításának lehetősége további költséges szerverkomponensek rendszerbe állítását igényli. A Videogate szolgáltatás keretében havidíj ellenében biztosítunk testreszabott virtuális videokonferencia tárgyalótermeket, ahol akár 10 belső vagy külső partner is találkozhat.

–       Sokszor merül fel igényként az is, hogy a különböző hálózati hozzáféréseken (internet, ISDN, vállalati VPN) működő, illetve különböző gyártóktól származó videokonferencia rendszereket kell egymással kompatibilissá tenni. A Videogate platformot ezen igény szem előtt tartásával alakítottuk ki, vagyis ahhoz bármely szabványos videokonferencia-rendszer kapcsolódhat.

–       Kit hívjak fel? Ha egy vállalat nyitott a videokommunikációs kapcsolattartásra, akkor is felmerül a probléma, hogy vajon üzleti partnere rendelkezik-e bármilyen videokonferencia végponttal. Ma ilyen regiszter nem áll rendelkezésre, de a Videogate-hez csatlakozó ügyfelek számára folyamatosan frissülő online telefonkönyv elérését tesszük lehetővé.

 

Hiszünk abban, hogy a Videogate szolgáltatás jelenlegi – és a jövőben kialakításra kerülő – funkcióival egy új, a videokommunikáció lehetőségeit jobban kihasználó, de a közvetlen emberi kapcsolatokat előtérbe helyező üzleti kommunikációs kultúra alapjait tesszük le, és ezzel hozzájárulunk a hatékonyabb vállalati folyamatok kialakításához, és nem utolsó sorban környezetünk védelméhez is.

Cimkék:

Hozzászólás írása

Hiba az űrlap kitöltése során!

* A csillaggal jelölt mezők kitöltése kötelező

*
*
*
*