Költség csökkentés a Dokumentum kezelésben? De nem mindenáron!

Sikeres konszolidációs projektek titka a dokumentum menedzsment területén

Kihívásokkal és számos megoldandó problémákkal kell szembenéznie minden olyan szolgáltatónak, aki a dokumentum kezelés területén próbál érvényesülni. Ezen belül kiemelten fontos szerepet kap az olyan magas szolgáltatás szinttel rendelkező költséghatékony dokumentum menedzsment rendszer, amely a Vállalatok másolás/nyomtatási igényeit oldják meg. Ezeket a rendszereket nevezhetjük korszerű output menedzsment rendszereknek.

Ahhoz hogy megkapjunk egy ilyen korszerű rendszert és elmondhassuk, hogy sikeresen végeztük el a konszolidációt, számos szempontnak kell teljesülnie. És mik ezek a szempontok?

Folyosói multifunkciós berendezések használata
A költségcsökkentés egyik kulcsa, hogy a lehetőségekhez képest próbáljuk meg az asztali berendezések használatát korlátozni, illetve azoknak mennyiségét csökkenteni. Helyettük a lényegesen alacsonyabb üzemeltetési költségű multifunkciós berendezéseket kell elhelyezni. Ideális eset, ha az asztali nyomtatók számát 0-ra csökkentjük.

Homogén, flexibilis rendszer
A rendszer szervizelhetősége és flexibilitása akkor optimális, ha minél kevesebb típusú berendezésből oldjuk meg az igények lefedését. Tapasztalatunk szerint a nyomtatási/másolási igények 80%-a maximum két-, háromféle berendezéssel szolgálható ki. A kapacitásigények változása így a berendezések mozgatásával, a felhasználók újbóli betanítása nélkül követhető.
Érdemes jól kiépített konfigurációkat beszerezni. Ennek három előnye van:
• növeli a flexibilitást,
• jelentősen csökkenti későbbi beszerzési igényeket, amik nagyon gyakran nem a gép kapacitásának, hanem felszereltségének hiányára vezethetők vissza,
• emellett növeli a felhasználók komfort-érzetét is.
Szolgáltatási szintet előíró, nyomatszám-független üzemeltetési szerződés
Míg az egyes berendezéseknél a hagyományos reaktív típusú szerviztől legfeljebb a gyors kiszállást lehet megkövetelni, addig a nagy tömegű, homogén gépparkra elvárható, egy magas rendelkezésre állási szint garantált hibaelhárítással, valamint proaktív támogatással megvalósított teljes körű üzemeltetés. A korszerű rendszereknél az Ügyfelek teljes egészében kiszervezik ezt a tevékenységet. Ezért a szolgáltatónak a felelőssége eldönteni, hogy milyen platformmal, megoldás tartalommal szolgáltat az adott Ügyfélnél. Ez egy nagyon fontos, vezérelv. Azok a szolgáltatók vannak előnyben, akik több Vendor termékeit, szolgáltatásait ismerik és ezeknek birtokában az Ügyfélnek mindig a legmagasabb szolgáltatás szinttel rendelkező, de legalacsonyabb üzemeltetési költséggel megvalósítható rendszert képesek kínálni.

Felhasználás arányos elszámolás költség- és terhelésfigyelő rendszer
bevonásával
Ez rendszer a másolási/nyomtatási esetleg faxolási és szkennelési költségek személyre, vagy szervezeti egységre lebontott figyelésére, sőt, a használat korlátozására is képesek. Ugyanezen rendszerek gépenként is kigyűjtik a felhasználási adatokat. Az adatok elemzésével megalapozott intézkedéseket lehet hozni a fogyasztási szokások megváltoztatására (pl. napi csúcsok megszüntetésére), a kapacitások átrendezésére vagy egyes felhasználók kiugró fogyasztásainak csökkentésére.

Ahhoz hogy eljussunk egy új, konszolidált állapothoz, néhány fontos fázison feltétlen végig kell menni. Ezek a következők lennének:

Felmérés fázisa
Meglévő felhasználási szokások, kapacitás- és funkcionális kiépítés feltárása, valamint a jelenlegi költségszintek, rendelkezésre álló eszköz erőforrások meghatározása.
Tervezés fázisa
Az új rendszer megtervezése pénzügyi, műszaki és funkcionalitás szempont. Előnyt jelent, ha több megoldás javaslatot dolgozunk ki.Implementálás
Az egyes javaslatokból kiválasztott, majd paraméterezett végleges megoldás implementálása.
Próbaüzem
Az új típusú rendszer elég nagy változást okoz a felhasználók nyomtatási és másolási szokásaiban. Célszerű az új rendszer mellet meghagyni párhuzamos üzemben a régi rendszert, majd egy meghatározott ütemtervben a régi eszközöket folyamatosan ki kell vonni.
Normál üzemeltetés
A próbaüzem elteltével elindulhat a rendszer normál üzeme. A minőség és a változó igények kezelésére célszerű az alábbi tevékenységeket elvégezni:
• havi rendszeres minőségügyi megbeszélés,
• háromhavi kapacitástervező megbeszélés,
• hat havonta pedig felhasználói elégedettségmérés megszervezését.

Az elmúlt évek tapasztalati azt mutatják, hogy – bár az új konszolidált rendszerek átlagban a Vállalatoknak 20-25%-os költségmegtakarítást eredményeznek – ezek a projektek nem minden esetben mondhatók sikeresnek. Az implementálást követően, átlagosan az első 6 hónap után jelentkeznek olyan problémák, amik az alábbi szempontok miatt jelentkeznek:

Rosszul meghatározott célok – Költségcsökkentés mindenáron?
Tipikus szolgáltatói hiba. A gyors üzlet lezárása érdekében a lehető legnagyobb konszolidációt végzik el. Minden területre a legerősebb konszolidált rendszer vezetik be, vagyis erőltetik a lehető legnagyobb költségcsökkentést. Az Ügyfél egy kedvező megtakarítást fog látni – számára kecsegtető eredményt kap a megoldás javaslat megtakarítási számaiban – viszont a valós üzemeltetés során romlik a felhasználói komfortérzet, sorban állás jelentkezik a rendszernél amely a valós üzleti folyamatokat lassítja. Ezek miatt a költségek ismét megnövekednek.
Rosszul meghatározott SLA-k
Gyakorlatilag teljesíthetetlen szinteket vállalnak be a szolgáltatók az üzletek megnyerése céljából.
Rossz kommunikáció
Keveset vagy túl sokat határoznak meg az Ügyfelek irányába
Rossz tervezés, megvalósítás és üzemeltetés
Felhasználói oldalról a kultúraváltás hiánya, Szolgáltatói oldalról a nem megfelelő szakértelem hiánya okoz gondot

Érdemes a fenti szempontokat is figyelembe venni!

Cimkék: , , , ,

Hozzászólás írása

Hiba az űrlap kitöltése során!

* A csillaggal jelölt mezők kitöltése kötelező

*
*
*
*